Ved å bruke kunstig intelligens har Halden kommune forbedret dokumentbehandling, spart penger og frigjort tid som ansatte kan bruke på mer komplekse arbeidsoppgaver.
Halden kommune tar stadig i bruk ny teknologi for å jobbe smartere, mer effektivt og å spare penger.
Fram til desember 2024 ble en del manuelt arbeid i arkivet i dokumentsenteret utført av mennesker. Nå utføres disse oppgavene av kunstig intelligens.
Therese Nilsen i Dokument- og servicesenteret (bildet) er godt fornøyd med sin «kunstige kollega».
– Den er veldig pålitelig og god. Vi har et veldig bra samarbeid med leverandøren Sikri. Sammen har vi utviklet og tilpasset vår løsning ut fra våre behov. Her må vi fortsette å jobbe godt sammen for å stadig endre og forbedre, sier hun.
Store gevinster
Målet med å ta i bruk kunstig intelligens til å håndtere en del dokumenter var å effektivisere dokumenthåndteringen og å redusere manuell innsats.
Prosjektansvarlig Therese Nilsen ved Dokumentsenteret forteller på kommunens egne nettsider at siden oppstart i desember 2024 og fram til nå har roboten sjekket ut 9.789 journalposter og sjekket 19.112 dokumenter.
Roboten utfører arbeid tilsvarende 1,5 årsverk, har høy nøyaktighet og frigjør tid til andre viktige oppgaver. Den har langt på vei erstattet to årsverk ved naturlig avgang i Enhet Dokument- og servicesenter i kommunen.
Her er oppgavene som roboten behandler i dag:
*Kontrollering av dokumenter som ikke er hjemlet av arkivet/saksbehandler
*Kontroll av saker
*Avslutning av saker
*Automatisk overføring av innsynskrav
*Journalføring av inngående og utgående brev
*Journalføring av interne notater
